tomedo® als Praxissoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit tomedo®

Wir haben die zollsoft GmbH über ihre Praxissoftware tomedo® ausgefragt.

Die Antworten der zollsoft GmbH sind in grün markiert.

Kurz-Vorstellung

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Praxissoftware in 3 Sätzen.

tomedo® ist eine leistungsstarke und innovative Arztsoftware, die den Praxisalltag effizienter gestaltet. Sie enthält spezifische Funktionen je Fachrichtung, von der Videosprechstunde über Spracherkennung, Online-Terminkalender und papierloser Dokumentation bis hin zur schnellen Abrechnung (EBM/GOÄ).

Die überlegene Performance und Benutzerfreundlichkeit von tomedo® wurden durch unabhängige Studien bestätigt: Platz 1 in der bundesweiten Zi-Umfrage bei Usability und Weiterempfehlungsrate sowie in der gematik-Studie Platz 1 in den Kriterien Benutzerfreundlichkeit und Support.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt? Oder anders gefragt: Für wen ist Ihre Software genau die richtige Lösung?

Die Stärke und Überlegenheit von tomedo® liegen in der maßgeschneiderten Unterstützung von Privatpraxen und einem praxisnahen Design. Entwickelt von Ärzten und medizinischem Fachpersonal, orientiert sich die Software an realen Arbeitsabläufen. Durch Workflow-orientierte Automatisierung, ein einzigartiges To-do-System, native Nutzung auf Apple-Geräten und KI-gestützte Abrechnung bietet tomedo® viele Funktionen, von denen kleine private Einzelplatz-Praxen genauso wie MVZs profitieren.

3. Hand auf´s Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen? Oder anders gefragt: Für wen ist Ihre Software möglicherweise nicht die richtige Lösung?

tomedo® ist auf Apple-Hardware ausgerichtet, was für Windows-Nutzer eine Hürde darstellen kann. Apple ist allerdings nur die technische Plattform. Entscheidend ist das Verständnis der eigenen Praxissoftware. Für die Umstellung auf tomedo® stehen Schulungs-und Support-Team, ein Support-Portal mit Videos und Handbüchern sowie die Lernplattform tomedo.Campus zur Verfügung.

Wichtig: Mit dem plattformunabhängigen tomedo.air gibt es zudem eine alternative Cloud-Softwarelösung auch für Windows-Nutzer.

4. Zielgruppen: An welche ärztlichen Fachrichtungen richtet sich Ihre Software

tomedo® ist für alle Fachrichtungen konzipiert. Ob Allgemeinmedizin, Psychotherapie, Orthopädie, Radiologie, Kardiologie, Gynäkologie, Neurologie, Urologie, HNO, Pädiatrie, Chirurgie oder Dermatologie: tomedo® lässt sich überall entsprechend der Bedürfnisse optimal anpassen.

Themenfeld 1: Technik

5. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software? Oder gibt es beide Varianten? Falls es beide Varianten gibt, bitte auch auf die Unterschiede eingehen (entweder direkt in dieser Antwort oder immer an den Stellen im Fragebogen, wo unterschiedliche Antworten erforderlich wären).

tomedo® ist eine Installationssoftware, die lokal installiert wird. Zusätzlich bietet tomedo® die Möglichkeit, Daten regelmäßig in der Cloud zu sichern (tomedo.CloudBackup). Mit tomedo.air wird gerade eine plattformunabhängige Lösung (die auch als Cloud betrieben werden kann) auf dem Markt vorgestellt.

6. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy/Tablet)? Gibt es dafür eine gesonderte App? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Ja, es gibt Apps für iPad, iPhone und Apple Watch. Die Daten werden in Echtzeit synchronisiert und können ebenso mobil in Echtzeit bearbeitet werden. Einige Funktionen sind zudem offline nutzbar.

7. Was ist bei der Nutzung mehrerer Geräte gleichzeitig zu beachten?
   • Welche Probleme/Einschränkungen können hier auftreten (doppelte Terminvergaben…?) und wie werden sie verhindert?

Mit einer Mehrplatzlösung ist es möglich, dass mehrere Computer innerhalb einer Praxis gleichzeitig mit der tomedo® Software arbeiten. Dies erfolgt in der Regel über ein lokales Netzwerk (LAN), wobei sämtliche Daten zentral auf einem Server gespeichert werden, auf den alle Arbeitsplätze zugreifen. Doppelte Terminvergaben oder Datenkonflikte werden dabei durch integrierte Sperr- und Prüfmechanismen zuverlässig verhindert.

Auch für MVZs und praxisübergreifende Standorte ist tomedo® somit geeignet. Das Multiserversystem ermöglicht nicht nur einen besonders schnellen Datenaustausch zwischen den Standorten, sondern gleicht auch Verbindungsabbrüche oder Systemausfälle zuverlässig aus.

8. Welche technische Ausrüstung wird vorausgesetzt, damit die Software läuft?
   • Bestimmte Geräte/Hersteller?
   • Bestimmte Betriebssysteme?
   • Bestimmte Web-Browser?

Die Anwendung wurde exklusiv für Apple-Hardware konzipiert und setzt den Einsatz von macOS voraus. Es wird kein spezieller Webbrowser für den regulären Betrieb benötigt. Für den Einsatz in einer Mehrplatzumgebung ist ein lokales Netzwerk (LAN) erforderlich. Zusätzlich können marktübliche Peripheriegeräte wie Drucker, Scanner und Telefonanlagen oder medizinische Geräte angebunden werden, wobei der Support unterstützen kann.

Eine Übersicht der empfohlenen Geräte finden Sie auf unserer Website.

9. Kann auch offline mit der Software gearbeitet werden? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Auch im Offline-Modus bleiben in tomedo® zentrale Funktionen wie die Patientenakte, Terminverwaltung, Abrechnung sowie die Dokumentation von Befunden und Formularen verfügbar. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, werden alle vorgenommenen Änderungen automatisch synchronisiert. Ein Datenverlust ist dadurch ausgeschlossen.

10. Wie ist ihre Software beim Thema Datenschutz & Datensicherheit aufgestellt?
    • Was wird konkret unternommen, um diese sicherzustellen?
    • Ggf.: Was sind hierbei aus Ihrer Sicht besondere Herausforderungen?

tomedo® ist DSGVO-konform und sicher. Durch die lokale Installation werden die sensiblen Daten sicher auf eigenen Praxisservern gespeichert. Der Datenzugriff erfolgt ausschließlich über LAN oder über verschlüsselte Verbindungen. Regelmäßige Backups verhindern Datenverlust, PDF-Anhänge per E-Mail können mit patientenbezogenem Schlüssel versendet werden, wobei ein Verschlüsselungsprotokoll Lauschangriffe verhindert.

Um die interne IT-Sicherheit zu verbessern, können Praxen die zusätzlichen IT-Service-Pakete buchen. Sie beinhalten u.a. die Einrichtung von Antivirus-Software, lokalen Firewalls, E-Mail-Benachrichtigungen usw.

11. Wie ist der Umgang mit Updates?
    • Wie regelmäßig kommen Updates?
    • Wie erfährt der Nutzer von den Updates?
    • Kommen noch Funktionserweiterungen/-veränderungen oder lediglich etwaige BugFixes oder Reaktionen auf gesetzliche Änderungen?
    • Was passiert, wenn man die Updates nicht macht?
    • Wie einfach ist es für einen wenig technisch-affinen Anwender, die Updates
      durchzuführen?
    • Wie kann man als Nutzer sicherstellen, dass es sich um ein offizielles Update handelt
      (und nicht um einen potenziellen Betrüger)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Updates anmerken?

Sobald eine neue Version verfügbar ist, werden die Nutzer automatisch informiert. Der manuelle Updatevorgang ist einfach und lässt sich mit wenigen Klicks abschließen. Wer möchte, kann Updates auch automatisch im Hintergrund installieren lassen. Sowohl der Server als auch alle Arbeitsplätze können so außerhalb der Sprechzeiten auf den neuesten Stand gebracht werden, ohne dass sich Mitarbeiter in der Praxis aktiv darum kümmern müssen. Die regelmäßigen Aktualisierungen sind enthalten und verursachen keine weiteren Kosten.

Newsletter-Meldungen informieren die Nutzer über neue Funktionen. Außerdem werden Videos sowie Online-Kurse erstellt, um die Einführung der neuen Funktionen zu erleichtern und den Anwendern eine schnelle und einfache Einarbeitung zu ermöglichen.

12. Welche Möglichkeiten hat man, Backups (Datensicherungen) zu machen?
    • Was genau kann mit den Backups gesichert werden?
    • Wo kann man diese Backups ablegen und in welchem Dateiformat?
    • Wird der Nutzer aktiv erinnert/aufgefordert, Backups zu machen?
    • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Backups zu machen?
    • Wie können die erstellten Backups im Fall der Fälle wiederhergestellt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Backups anmerken?

Mit tomedo® lassen sich Datensicherungen flexibel gestalten, ob klassisch auf einer Festplatte oder über eine Cloud-Lösung. Sobald das Cloud-Backup einmal eingerichtet ist, wird die Sicherung täglich automatisch durchgeführt.

13. Welche Schnittstellen gibt es zu anderen Softwares/Apps/Systemen und was wird dadurch ermöglicht?

tomedo® bietet zahlreiche Schnittstellen zu Systemen wie DATEV, Amboss, Deximed Informationsplattform, VITAS Telefonassistent oder MVZ-Kompass sowie zu nahezu allen Diagnosegeräten über GDT, DICOM und „Dateilauscher“. Eine eigene API ermöglicht dabei eine einfache Integration und effiziente Arbeitsabläufe. Viele Schnittstellen sind ohne Zusatzkosten verfügbar, natürlich auch für hausintern entwickelte Programme wie arzt-direkt oder intellimago.

Themenfeld 2: Praxisverwaltung

14. Bitte schildern Sie, wie das Termin-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Terminplanung/Terminkalender
    • Anwenderfreundlichkeit?
    • Online-Terminbuchung (über Praxis-Website?)?
    • Schnittstellen zu externen Terminbuchungs-Tools oder -Portalen?
    • Benachrichtigung des Patienten (Erinnerung & Bestätigung) – per SMS/Mail?
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihren Terminplanungs-Features anmerken?

Die tomedo® Kalenderorganisation ermöglicht eine intelligente und effiziente Terminverwaltung, von Terminarten über Räume bis hin zu Geräten und Personal. Doppelbuchungen werden automatisch verhindert, passende Ressourcen reserviert und Terminüberschneidungen erkannt.

Bei den vordefinierten Terminarten sind Dauer und zugehörige To-dos bereits festgelegt. Sie werden bei der Patientenanmeldung automatisch übernommen. Freie Terminslots, Serientermine und Patientenwünsche lassen sich im Handumdrehen koordinieren, auch mobil über die tomedo® App.

Die Online-Terminvergabe über den arzt-direkt Kalender ist nahtlos integriert: Patienten können Termine selbst buchen, umbuchen oder stornieren. Über das arzt-direkt Patientenportal stehen außerdem DSGVO-konforme Videosprechstunden mit sicherem Datenaustausch zur Verfügung, bei denen alle Dateien direkt in die Patientenakte übernommen werden. Mit dem arzt-direkt Messenger können Ärzte und Patienten zudem kostenlos und sicher Nachrichten, Befunde und Dateien austauschen per App und QR-Code-Verknüpfung.

15. Bitte schildern Sie, wie das Patienten-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Konkrete Umsetzung der Elektronischen Patientenakte (ePA)?
    • Anwenderfreundlichkeit?
    • Funktionen zur besseren Organisation eines Patientenbesuchs?
    • Digitale Patientenaufnahme?
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihrem Patienten-Management anmerken?

tomedo® bietet ein durchdachtes, modernes Patientenmanagement, das Arbeitsabläufe spürbar vereinfacht und gleichzeitig höchste Dokumentationsqualität gewährleistet.

Über das tomedo® Selbstanmelde-Terminal melden sich Patienten selbstständig in der Praxis an, füllen Stammdaten und Bögen aus und erscheinen automatisch in der Tagesliste.

Anamnese- oder Datenschutzformulare können ebenso per E-Mail, SMS oder QR-Code an die Patienten verschickt oder direkt auf dem eigenen Smartphone oder auf dem Praxis iPad ausgefüllt werden.

Die enthaltenen Stammdaten lassen sich jederzeit aktualisieren und die Änderungen im Behandlungsverlauf werden automatisch mit Zeitstempel und Nutzerinformationen protokolliert, wodurch die gesamte Patientenhistorie jederzeit nachvollziehbar bleibt. Häufig genutzte Diagnosen und Leistungen können als Favoriten gespeichert und mit einem Klick in die Patientenakte übernommen werden.

Auch Therapiepläne, Recall-Systeme für Vorsorge- oder Nachsorgetermine und DMP-Untersuchungen lassen sich unkompliziert anlegen und verwalten.

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist direkt in tomedo® integriert und lässt sich beim gewährten Zugriff anzeigen und komfortabel befüllen.

Zusätzlich gibt es das Patientenportal arzt-direkt, was eine sichere, DSGVO-konforme Videosprechstunde ermöglicht. Auch der Datenaustausch, inklusive Datei-Uploads, ist während der Videosprechstunde möglich. Die Dateien werden direkt in die Patientenakte übernommen.

16. Bitte schildern Sie, wie das Rezept-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Konkrete Umsetzung des E-Rezepts?
    • Anwenderfreundlichkeit?
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihrem Rezept-Management anmerken?

Das Rezept-Management in tomedo® ist vollständig digital, intuitiv und direkt in die Patientenakte integriert. Ärzte können Privat-, Wiederholungs- oder E-Rezepte mit wenigen Klicks erstellen, elektronisch signieren und an die Apotheke übermitteln oder als QR-Code ausgeben.

Die Umsetzung des E-Rezepts erfolgt gemäß den aktuellen TI-Vorgaben und ist praxiserprobt. Intelligente Suchfunktionen, individuelle Medikamenten-Favoriten und automatische Vorschläge aus bisherigen Behandlungen machen die Verordnung besonders schnell und sicher. tomedo® überzeugt durch klare Benutzerführung, hohe Automatisierung und eine nahtlose Dokumentation.

17. Bitte schildern Sie, wie das Mitarbeiter-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Zeiterfassung
    • Urlaubsplanung
    • Gehälter/Benefits
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihrem Mitarbeiter-Management anmerken?

Das Mitarbeiter-Management in tomedo® erfolgt über das integrierte Tool Arzeko, das Arbeitszeiten, Dienst- und Urlaubsplanung in einem Modul vereint (ohne Zusatzkosten). Die Zeiterfassung ist einfach, intuitiv und stellt die Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeiten sicher.

In tomedo® lassen sich zudem Mitarbeiterrollen individuell mit passenden Rechten und Zugriffsoptionen definieren. Aufgaben können gezielt zugewiesen werden.

18. Bitte schildern Sie, wie das Ressourcen-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Verfügbarkeiten & Verwaltung von Räumen, Geräten etc.
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihrem Ressourcen-Management anmerken?

Das Ressourcen-Management in tomedo® ist nahtlos in den Kalender und die Praxisorganisation integriert. Räume, Geräte und andere Ressourcen lassen sich zentral verwalten und in Terminabläufe einbinden. Doppelbelegungen werden automatisch vermieden. In der Warenwirtschaft wird auch standortübergreifend eine transparente Übersicht der verfügbaren Medikamente und Materialien angezeigt.

Ein besonderes Highlight ist der Bettenplaner in der tomedo® iPad-App: Per Drag and Drop lassen sich Bettenstationen anlegen, Patienten zuweisen und Abläufe mit To-do-Ketten effizient steuern. Ideal für chirurgische oder orthopädische Praxen. Auch Geräte lassen sich über Schnittstellen in die Ressourcenplanung einbinden, sodass Praxisabläufe digital und transparent gesteuert werden können.

19. Bitte schildern Sie, wie das Dokumenten-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • DMS (Dokumentenmanagement-System)?
    • Vorlagenmanagement
    • Vorgespeicherte Dokumente & deren automatische Aktualisierung (ggf. aufgrund gesetzlicher Änderungen?)
    • Anlage eigener Dokumentenvorlagen/-masken
    • Individualisierung der Vorlagen
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihrem Dokumenten-Management anmerken?

Das Dokumenten-Management in tomedo® ist vollständig digital, flexibel und praxisorientiert aufgebaut. Alle Dokumente, von Befunden über Briefe bis hin zu Fotos, Videos und PDFs, lassen sich per Drag and Drop direkt in die Patientenakte integrieren und dort strukturiert ablegen. Ebenso können Dokumente direkt aus der Patientenakte als Ausdruck, Fax, E-Mail, Arztbrief  oder PDF erstellt, gespeichert, weiterverarbeitet und versendet werden.

Durch individuell anpassbare Vorlagen und Textbausteine können Praxen ihre Dokumentation exakt auf ihre Abläufe und Fachrichtung abstimmen. Änderungen oder gesetzliche Anpassungen lassen sich zentral in den Vorlagen aktualisieren, sodass alle Dokumente automatisch auf dem neuesten Stand bleiben.

Besonders hervorzuheben sind die tomedo® Spracherkennung und der tomedo® Sprechstunden-Assistent, die Arzt-Patienten-Gespräche automatisch erfassen und mit einer deutlichen Zeitersparnis in strukturierte Dokumentationen umwandeln.

Der tomedo® Kartei-Chat bietet Ärzten schnellen, intuitiven Zugriff auf alle relevanten Patientendaten und unterstützt sie durch intelligente Suchfunktionen sowie Zusammenfassungen bei der optimalen Vorbereitung und Durchführung von Gesprächen.

20. Bitte schildern Sie, wie das Kommunikations-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Interne Kommunikation innerhalb der Praxis (mit Mitarbeitern)?
    • Patienten-Kommunikation
    • Kommunikation mit anderen Praxen/Ärzten

Das Kommunikations-Management in tomedo® ist ganzheitlich aufgebaut und verbindet die interne, patientenbezogene und externe Kommunikation in einer zentralen Oberfläche. Innerhalb der Praxis ermöglicht der integrierte tomedo® Messenger den schnellen Austausch zwischen den Mitarbeitenden. So lassen sich Informationen in Echtzeit weitergeben, ohne den Praxisablauf zu unterbrechen.

Für die Kommunikation mit Patienten steht die arzt-direkt App zur Verfügung. Sie ermöglicht sicheren Chatkontakt, Terminbuchungen, Videosprechstunden und den digitalen Versand von Befunden, Laborergebnissen oder eAUs direkt aus der tomedo®-Oberfläche heraus und ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand.

Der Kommunikationsdienst KIM ermöglicht einen sicheren Nachrichtenversand an KVen, andere Ärzte und weitere Leistungserbringer. Im Zuge der Telematikinfrastruktur-Entwicklung wird KV-Connect von KIM abgelöst, was in tomedo® bereits seit Langem umgesetzt ist.

Alle Kommunikationswege (E-Mails, KIM-Nachrichten, Messenger und Patienten-Chat via arzt-direkt) laufen übersichtlich in einer zentralen Inbox zusammen. Damit bietet tomedo® eine reibungslose, zeitsparende und rechtssichere Kommunikationslösung, die Praxis, Patienten und Kolleginnen und Kollegen effizient miteinander verbindet.

*Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Praxisverwaltung:

Mit den Aktionsketten in tomedo® lassen sich wiederkehrende Abläufe ganz einfach automatisieren. So können beispielsweise Karteieinträge, Rezepte, Briefe und viele andere Prozesse automatisch ausgelöst werden. Dieses Tool ist ein wertvolles Instrument, um den Praxisalltag effizienter zu gestalten.

Unabhängige Studien belegen die hohe Qualität von tomedo®: In der Zi-Umfrage erreichte die Software den 1. Platz in den Kategorien Benutzerfreundlichkeit und Weiterempfehlung, und auch in der gematik-Studie belegte tomedo® den Spitzenplatz für Usability und Support.

Themenfeld 3: Abrechnung

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der GKV-Abrechnung? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

tomedo® bietet eine vollständig integrierte GKV-Abrechnung. KV-Scheine, Diagnosen und EBM-Leistungen werden direkt in der Patientenkartei erfasst, einschließlich Ziffern- und Plausibilitätsprüfungen. Abrechnungsfehler werden dank Live-Abrechnungsfehlerlisten automatisch erkannt und leicht korrigiert. Die Software bietet intelligente Abrechnungsfunktionen, die automatisch passende EBM-Ziffern vorschlagen.

Zudem ermöglicht der EBM-Fachgruppenschnitt den Vergleich der eigenen Abrechnungswerte mit den Durchschnittswerten der KV-Fachgruppe und visualisiert Abweichungen übersichtlich in Diagrammen.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der PKV-Abrechnung? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

Die PKV-Abrechnung ist in tomedo® ebenso komfortabel integriert wie die GKV-Abrechnung. GOÄ-Leistungen können direkt in der Patientenkartei gesucht, mit einem Klick zur Abrechnung hinzugefügt und über Leistungspakete hinterlegt sowie wiederverwendet werden. Privat­rechnungen lassen sich einzeln oder als Sammelrechnungen erstellen, versenden und als Vorlage speichern. GOÄ-Abrechnungen können dabei auch individuell angepasst werden.

Die Software bietet intelligente Abrechnungsfunktionen, die auf Basis häufig verwendeter Diagnosen optimiert sind und automatisch passende GOÄ-Ziffern vorschlagen. Auch hier verhindert eine Live-Abrechnungsfehlerliste Unstimmigkeiten.

tomedo® unterstützt darüber hinaus die Abrechnung über PVS-Dienstleister und bietet eine PAD-Anbindung sowie eine DATEV-Schnittstelle zum direkten Export von Privatrechnungen.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit Selbstzahlern? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

arzt-direkt.Pay ermöglicht eine bequeme Online- und Offline-Bezahlung von IGeL-Leistungen und Privatrechnungen. Patienten haben die Möglichkeit, die Zahlungen online vorzunehmen oder vor Ort in der Praxis mit der Karte zu zahlen.

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der BG-Abrechnung? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

Für die BG-Abrechnung bietet tomedo® eine vollständig integrierte, DALE-UV-zertifizierte Lösung. Das System verfügt über ein spezielles Unfallmodul für Durchgangsärzten sowie ein Facharztmodul für alle anderen Fachrichtungen. Unfälle lassen sich in eigenen Masken dokumentieren und direkt mit den zugehörigen Rechnungen verknüpfen.

25. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung von Selektivverträgen? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

Die Abrechnung von nahezu allen Selektiv- und HzV-Verträgen erfolgt in tomedo® komfortabel über die S3C-Schnittstelle. Darüber hinaus wird auch die Abrechnung von DMP-Programmen vollständig unterstützt.

Eine Übersicht der unterstützten Selektivverträge finden Sie auf unserer Website.

26. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung über (externe) Abrechnungsstellen/Abrechnungsservices? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

tomedo® unterstützt die Abrechnung über externe Dienstleister nahtlos und effizient. Über die integrierte PAD-Anbindung lassen sich Behandlungsdaten gesetzeskonform an Privatärztliche Verrechnungsstellen (PVS) übermitteln. Dank der Rechnungsdatenservice-Schnittstelle zu DATEV können tomedo®-Praxen Privatrechnungen direkt und ohne Drittprogramme an ihre Steuerkanzlei übermitteln.

*Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Abrechnung:

tomedo® nutzt selbstlernende Deep Learning Algorithmen basierend auf Diagnose, Karteieintrag oder To-do, um automatisch passende Abrechnungsziffern aus EBM oder GOÄ vorzuschlagen. So entsteht eine intelligente, zeitsparende und fehlerarme Abrechnung, ideal auch für Privatpraxen.

Themenfeld 4: Therapie

27. Inwiefern kann die Befundung durch die Software unterstützt werden?
    • Geleitete Anamnese & Befundung?
    • Interaktivität?
    • Sonstiges…?

tomedo® unterstützt die Befundung durch individuell anpassbare Anamnesebögen, Vorlagen und Formulare für ein strukturiertes Arbeiten. Anamnesefragebögen können interaktiv per iPad oder Onlineformular vom Patienten ausgefüllt und automatisch in die Patientenakte übernommen werden.

Auch Laborbefunde werden durch den Labordatentransfer (LDT) und die Order-Entry-Schnittstelle nahtlos integriert: Laboraufträge lassen sich direkt aus der Patientenakte erstellen, Befunde können automatisch importiert und den Patienten zugeordnet werden. Alle Ergebnisse sind übersichtlich aufbereitet und schnell überprüfbar.

Regelbasierte Automatisierungen, intelligente Verknüpfungen zwischen Diagnose und Leistung sowie optional KI-gestützte Funktionen und Spracherkennung vereinfachen die Befundung zusätzlich.

28. Inwiefern unterstützt die Software bei der Erstellung der Behandlungs-Dokumentation?
    • Wie wird dem Anwender die Doku vereinfacht?
    • Fortschritt-Notizen / Fortschrittsverfolgung?
    • Sonstiges…?

tomedo® unterstützt die Behandlungsdokumentation durch zahlreiche intelligente Funktionen, die den Aufwand reduzieren und die Übersicht verbessern. Über anpassbare Textbausteine, Vorlagen und Karteieinträge lassen sich Befunde, Diagnosen und Therapien schnell und einheitlich erfassen.

Die integrierte medizinische tomedo® Spracherkennung ermöglicht es, Anamnesen, Befunde oder Notizen direkt zu diktieren. Sie erkennt medizinische Fachbegriffe, passt sich dem individuellen Sprachstil an und lernt kontinuierlich dazu.

Der tomedo® Sprechstunden-Assistent erfasst Arzt-Patienten-Gespräche und wandelt sie in eine strukturierte Dokumentation um.

Über vorkonfigurierte Befundmasken, Textbausteine und Anbindungen zu diagnostischen Geräten (via GDT, DICOM, Dateilauscher) lassen sich Befunde effizient dokumentieren. Mit Diagnose- und Leistungsfavoriten können häufig genutzte Einträge gespeichert und per Klick in die Patientenakte übernommen werden. Fachspezifische Favoriten für Textbausteine, Leistungen, Diagnosen bzw. ICD-10 Codes sind bereits enthalten.

Auch Foto- und Videodokumentationen sind direkt in tomedo® möglich: Aufnahmen lassen sich per Drag and Drop oder mobil über die App einfügen und patientenbezogen archivieren. Die Dermatologie-Software intellimago bietet eine integrierte Videodermatoskopie: Damit ist es möglich, Hautbilder per iPhone mit einem Aufsteck-Dermatoskop aufzunehmen, in der Akte zu speichern und Nävi auf Gut- oder Bösartigkeit zu prüfen.

Der integrierte Impfmanager sowie die optionale Anbindung an ImpfDocNE erleichtern die Impfverwaltung, inklusive Chargendokumentation und individuellen Impfschemata.

29. Bietet die Software die Möglichkeit für ein Patienten-Portal? Wenn ja, wie kann man als Patient darauf zugreifen & welche Funktionalitäten werden dort geboten?

Anstelle eines klassischen Patientenportals bietet tomedo® die arzt-direkt App, welche alle zentralen Funktionen eines Patientenportals vereint. Diese Lösung ist deutlich sicherer, da sämtliche Daten ausschließlich lokal auf den Endgeräten der Patienten gespeichert werden.

Funktionen der arzt-direkt App:

• • • Ärzte und Praxen in der Nähe finden oder nach Fachrichtungen suchen
    • Teilnahme an Videosprechstunden
    • Alle Gesundheitsdaten sicher und lokal verwalten
    • Nachrichten, Dateien, Befunde und Laborergebnisse sicher austauschen
    • Arzttermine einfach buchen, verwalten und stornieren
    • Familienprofile ermöglichen die Nutzung auch für Kinder und Angehörige

30. Bietet die Software die Möglichkeit von Videosprechstunden? Wenn ja, führen Sie gerne Näheres dazu hier aus.

Ja, tomedo® bietet die Möglichkeit von Videosprechstunden über die arzt-direkt App.

Die arzt-direkt Videosprechstunde ermöglicht eine sichere, DSGVO-konforme Online-Konsultation direkt aus tomedo®. Ärzte können ihre Online-Sprechzeiten individuell festlegen. Patienten treten über ein virtuelles Wartezimmer bei und werden wie in der Praxis aufgerufen.

Durch konfigurierbare Anamnesebögen können Ärzte  bereits vor dem Termin alle wichtigen Informationen erfassen. Dank eines KI-basierten Scans der Gesundheitskarte werden Patientendaten automatisch ohne manuelle Eingabe übernommen.

Während (und nach) der Videosprechstunde ist der Austausch von Dokumenten, Bildern und Chat-Nachrichten möglich. Befunde lassen sich über Bildschirmfreigabe interaktiv besprechen, und Notizen können direkt im System hinterlegt werden.

31. Welche weiteren Therapie-unterstützenden Funktionen bietet ihre Software?
    • Diktierfunktion?
    • Impf-Management-Modul?
    • … weitere fachspezifische Funktionen?

tomedo® bietet zahlreiche therapieunterstützende Funktionen zur effizienten Planung, Durchführung und Dokumentation von Behandlungen. Ärzte können individuelle Therapiepläne und Behandlungsverläufe erstellen sowie über das Recall-System regelmäßige Untersuchungen, Impf- oder Nachsorgetermine automatisch verwalten.

Die integrierte medizinische tomedo® Spracherkennung und der tomedo® Sprechstunden-Assistent ermöglichen eine schnelle, sprachgesteuerte oder automatisierte Dokumentation von Anamnesen, Befunden und Notizen.

Für das Impfmanagement stehen das tomedo® Impfmodul oder die Integration von ImpfDocNE-Manager zur Verfügung, einschließlich individueller Impfschemata, Chargendokumentation, Impferinnerungen (Recalls) und elektronischem Impfpass.

Darüber hinaus unterstützt tomedo® zahlreiche fachspezifische Funktionen, z. B.:

• • • Arbeitsmedizin: Vorsorge- und Eignungsuntersuchungen, Bescheinigungen, DGUV-Empfehlungen
    • Augenheilkunde: Geräteanbindung (z. B. Tonometer, Refraktometer), Augenzeichnung, Sehhilfeverordnungen
    • Dermatologie: Bodymapping, Scorings (PO-SCORAD, PASI, EASI), Krebsregistermeldung, Videodermatoskopie mit intellimago
    • Gynäkologie: Schwangerschaftsrechner, Mutterpass-Unterstützung, Perzentilenberechnung
    • Orthopädie/Chirurgie: BG-Abrechnung, DALE-UV, OPS-Codes, Bettenplaner
    • Pädiatrie: Vorsorgeplaner, Impfmanagement, Familienverknüpfungen, Perzentilen
    • Psychiatrie & Psychotherapie: Gruppenbehandlungen, Leistungszähler, Automatisierungen, Videosprechstunde
    • Radiologie/Nuklearmedizin: RIS-/PACS-Anbindung
    • Physiotherapie: Heilmittelverordnung, automatischer Therapiebericht, Leistungsabrechnung
    • Zahnmedizin: über tomedo.Dental – mit allen speziell auf Zahnarztpraxen abgestimmten Funktionen

Themenfeld 5: Finanzen

32. Inwiefern werden über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet?
    • Bareinnahmen und -ausgaben
    • Kassenbuch?
    • EC-Zahlungen / Kreditkarte?
    • Integration eines Kartenlesers?
    • Verknüpfung zwischen Software & Bankkonto?
    • Automatische Zuordnung bei Zahlungseingängen per Überweisung / Kartenzahlung?
    • Sonstige Zahlungen / Zahlungsmöglichkeiten?

Das Kassenbuch in tomedo® bietet einen klaren Überblick über den aktuellen Kassenstand. Es kann exportiert, ausgedruckt oder als Statistik ausgewertet werden.

Die Integration von Kartenzahlungen über arzt-direkt.Pay ist problemlos möglich.

Mit der Buchungsimport-Funktion lassen sich Zahlungseingänge direkt einlesen und automatisch den entsprechenden Rechnungen zuordnen, wodurch der Abrechnungsprozess erheblich vereinfacht wird.

Weitere unternehmerische Funktionen umfassen die Verwaltung von Patientenguthaben, die es Patienten ermöglicht, Vorauszahlungen zu leisten oder offene Rechnungen bequem zu begleichen.

33. Inwiefern ist die Lohnbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Lohnbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Lohnbuchhaltung?
    • Was möchten Sie zum Thema Lohnbuchhaltung noch hinzufügen?

tomedo® bietet direkt keine Lohnbuchhaltung an, allerdings ist das Programm Arzeko (Arbeitszeitkonto) integriert, wodurch Personalarbeitszeiten und Personalanwesenheit/Urlaub eingetragen und getrackt werden kann. Zeiten/Abwesenheiten können als CSV exportiert und ans Lohnbüro/die Lohnsoftware gegeben werden.

34. Inwiefern ist die Finanzbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Finanzbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Finanzbuchhaltung?
    • Daten-Export an Steuerberater?
    • Was möchten Sie zum Thema Finanzbuchhaltung noch hinzufügen?

Dank der DATEV-Rechnungsdatenservice-Schnittstelle können tomedo®-Praxen Privatrechnungen direkt und per SmartLogin an die Steuerkanzlei (DATEV Unternehmen online) senden – ohne CSV-Dateien oder manuelle Zwischenschritte.

35. Welche weiteren Statistiken / Berichte können im Sinne eines Praxis-Controlling ausgewertet werden?

Für Controlling und Auswertung steht ein Business-Intelligence-Dashboard zur Verfügung, das wichtige Kennzahlen anschaulich visualisiert. Praxen können individuelle Dashboards anlegen, die beispielsweise Patientenzahlen, abgerechnete Leistungen oder die Performance einzelner Behandler darstellen.

Automatisierte Statistiken liefern regelmäßig aktuelle Auswertungen, etwa zu EBM-Leistungen oder Umsatzentwicklungen, und ermöglichen so eine fundierte Praxissteuerung. Statistiken können jederzeit auch manuell erstellt werden.

Themenfeld 6: Kundenservice und Support

36. Mit welchem Kundenservice/Support können Anwender rechnen?
    • • Ist der Kundenservice bzw. alle Supportleistungen im Preis enthalten oder entfallene zusätzliche Kosten?
      • Gibt es E-Mail-Support?
      • Live-Chat?
      • Call-Center/telefonischer Support?
      • Durchschnittliche Wartezeiten?
      • Fernwartung? (direktes Aufschalten des Supports auf den Anwender-Bildschirm, um Probleme zu lösen)
      • Sind es eigene Leute (Inhouse Support) oder externe Dienstleister?
      • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche?
      • Sonstiges…?

Der tomedo®-Support überzeugt durch Qualität und Benutzerfreundlichkeit. Über das Kundenportal steht ein kompetenter Inhouse-Support zur Verfügung. Darüber hinaus bietet tomedo® ein umfangreiches Online-Handbuch, eine Telefon-Hotline – auch an Wochenenden und Feiertagen – sowie ein aktives Nutzerforum.

Das Support-Team besteht überwiegend aus ehemaligen medizinischen Fachangestellten, die sowohl mit dem Praxisalltag als auch mit der Software bestens vertraut sind. Letzte Weiterentwicklung ist der intelligente Chatbot TomEdo, der zusätzlichen Support direkt in der Anwendung bietet.

Mit tomedo.Campus können Praxis-Teams gezielt ihr Wissen zur Praxissoftware vertiefen, aktuelle Funktionen schnell verstehen und so effizienter arbeiten. Die Plattform bietet mehr als 100 Kurse, die von über 20 Lehrenden betreut werden und bereits von zahlreichen Teilnehmenden genutzt werden.

Themenfeld 7: Konditionen

37. Wie ist die Preisgestaltung der Software? – Bitte hier so konkret wie möglich sein.

Die monatlichen Mietkosten richten sich nach den individuellen Anforderungen jeder Praxis. Nach einer individuellen Bedarfsanalyse durch das Vertriebsteam wird ein passgenaues Angebot erstellt, sodass Leistungen und Kosten exakt auf die Anforderungen der jeweiligen Praxis zugeschnitten sind. Für Einzelpraxen steht ein Startpaket als Einzelplatzlösung zur Verfügung, das eine leistungsfähige und zuverlässige Software für die digitale Praxisverwaltung enthält.

Durch das Mietmodell bleibt die Praxissoftware stets auf dem neuesten Stand – Updates und neue Versionen sind bereits im Preis enthalten. Falls die Software nicht den Erwartungen entspricht, bietet tomedo® eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie.

38. Wie sind die Vertragslaufzeiten & Kündigungsfristen?

Der Mietvertrag kann jederzeit unkompliziert und ohne Fristen gekündigt werden.

Themenfeld 8: Einfachheit des Software-Wechsels

39. Gibt es eine kostenlose Testversion?
    • Welche Einschränkungen gibt es hier ggf.?
    • Wie lange kann man testen?

Potenzielle Kunden können tomedo® unverbindlich über eine kostenlose Testversion (Demo-Version) ausprobieren, die alle Funktionen der Software zugänglich macht. Sie finden sie auf unserer Website.

40. Inwiefern kann man aus der bislang verwendeten (Konkurrenz-)Software auf eine einfache Weise Daten übernehmen / importieren?

tomedo® erleichtert den Datenimport erheblich: Patientendaten können meistens über speziell entwickelte Konverter-Skripte aus der bisherigen Software exportiert und direkt in das tomedo®-System übernommen werden. Dadurch entfallen zeitaufwändige manuelle Eingaben, und Altdaten lassen sich problemlos integrieren. Zusätzlich bietet tomedo® eine kostenlose Test-Datenkonvertierung an, um den Umstieg vorab zu prüfen.

41. Gibt es einen „Wechsel-Service“ o.Ä., sodass den Praxen die Arbeit, die mit der Umstellung der Software verbunden ist, abgenommen wird und der Software-Wechsel somit vereinfacht wird?

Ja, tomedo® unterstützt den Software-Wechsel umfassend: Techniker stehen sowohl vor Ort als auch per Remote-Verbindung bereit, um die Installation reibungslos durchzuführen. Zudem werden Schulungen angeboten, damit das Praxispersonal die neue Software schnell und effizient nutzen kann.

Themenfeld 9: Weitere Infos

42. Thema Telematik-Infrastruktur: Welche TI-Anwendungen sind in Ihrer Software integriert? (Hier müssen Sie die Anwendungen nur nennen, nicht weiter beschreiben)

Die umfassende Implementierung von TI-Anforderungen gehört zu den Stärken von tomedo® und tomedo.Dental. Viele TI-Anwendungen sind verfügbar, darunter:

• • • Kommunikation im Medizinwesen (KIM) – inkl. eArztbrief
    • E-Rezept
    • eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung)
    • ePA (elektronische Patientenakte)
    • eMP (elektronischer Medikationsplan)
    • NFDM (Notfalldatenmanagement)
    • VSDM (Versichertenstammdatenmanagement

Die TI-Anwendungen werden kontinuierlich weiterentwickelt und erneuert.

43. Können sensible Bereiche / Funktionen der Software (z.B. betriebswirtschaftliche Inhalte) für bestimmte Mitarbeiter/Angestellte deaktiviert werden, sodass sie von diesen nicht eingesehen werden können?

Ja, mit der tomedo® Rechteverwaltung lassen sich Benutzerrechte individuell festlegen. So können bestimmten Nutzern gezielt Zugriffsrechte zugewiesen oder – bei Bedarf – einzelne Berechtigungen eingeschränkt werden.

44. Kann die Software für einzelne Kunden individualisiert werden (Customizing-Option)?

Ja, tomedo® kann flexibel an die Anforderungen jeder Praxis, Fachrichtung und Arbeitsweise angepasst werden. Die Software lässt sich individuell konfigurieren, sodass sie optimal zu den Abläufen und Besonderheiten der jeweiligen Einrichtung passt.