psychodat als Praxissoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit psychodat

Wir haben die ergosoft GmbH über ihre Praxissoftware psychodat ausgefragt.

Die Antworten der ergosoft GmbH sind in grün markiert.

Kurz-Vorstellung

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Praxissoftware in 3 Sätzen.

psychodat ist eine spezialisierte Praxissoftware für psychologische und ärztliche Psychotherapeut:innen, psychotherapeutisch tätige Ärzt:innen, psychotherapeutische Ambulanzen und Ausbildungsinstitute. Die Software unterstützt die zentralen Abläufe von Patienten- und Terminverwaltung über Dokumentation, Testdiagnostik und Abrechnung bis zur Telematikinfrastruktur. Durch die konsequente fachliche Ausrichtung bildet psychodat psychotherapeutische Prozesse besonders detailliert ab und lässt sich mit Ausbaustufen, Zusatzmodulen und Schnittstellen an unterschiedliche Praxis- und Einrichtungsgrößen anpassen.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt? Oder anders gefragt: Für wen ist Ihre Software genau die richtige Lösung?

psychodat ist keine allgemeinmedizinische Praxissoftware, sondern wurde speziell für psychotherapeutische Arbeitsabläufe entwickelt. Zu den Stärken gehören die tiefgehende Unterstützung der GKV- und Privatabrechnung, psychotherapiespezifische Anträge und Berichte, Gruppenverwaltung, Verlaufsdokumentation, Testsysteme, Supervision, interne Behandlerabrechnung sowie besondere Funktionen für Ambulanzen und Ausbildungsinstitute. Hinzu kommen ein eigener deutschsprachiger Inhouse-Support, flexible Installationsmöglichkeiten, Schnittstellen zu spezialisierten Partnerlösungen und eine modulare Preisgestaltung. psychodat ist besonders passend für Anwender:innen, die eine fachlich spezialisierte, lokal installierte Windows-Lösung mit persönlicher Unterstützung suchen.

3. Hand auf´s Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen? Oder anders gefragt: Für wen ist Ihre Software möglicherweise nicht die richtige Lösung?

Die konsequente Spezialisierung auf Psychotherapie ist zugleich eine klare Abgrenzung. Für Praxen ohne psychotherapeutischen Schwerpunkt oder Einrichtungen, die eine vollständig webbasierte Cloud-Anwendung ohne lokale Windows-Installation suchen, ist psychodat möglicherweise nicht die passende Lösung. Ein eigenständiges Patientenportal besteht derzeit nicht. Mobile Ergänzungsfunktionen werden mit psychodat flow voraussichtlich ab dem 1. Quartal 2027 bereitgestellt.

4. Zielgruppen: An welche ärztlichen Fachrichtungen richtet sich Ihre Software?

psychodat richtet sich an psychologische Psychotherapeut:innen, ärztliche Psychotherapeut:innen, psychotherapeutisch tätige Ärzt:innen, Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeut:innen sowie an psychotherapeutische Ambulanzen und Ausbildungsinstitute. Größere Einrichtungen und besondere organisatorische Anforderungen werden über die Ambulanzversion und individuell abgestimmte Lösungen unterstützt.

Themenfeld 1: Technik

5. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software? Oder gibt es beide Varianten? Falls es beide Varianten gibt, bitte auch auf die Unterschiede eingehen (entweder direkt in dieser Antwort oder immer an den Stellen im Fragebogen, wo unterschiedliche Antworten erforderlich wären).

Für die Mehrzahl der Anwender:innen, insbesondere für die vielen Einzelpraxen in der Psychotherapie, ist psychodat als lokale Windows-Installation ausgelegt. Für größere Praxen und Einrichtungen steht eine SQL-Server-Variante zur Verfügung; der lokale Server wird durch die Kund:innen bereitgestellt. Auch der Betrieb auf einem gehosteten Server ist möglich, wird jedoch nicht direkt von ergosoft angeboten und kann über die jeweilige IT-Administration organisiert werden. Für sehr große Lösungen begleiten wir außerdem Terminalserver-Installationen. In allen Varianten unterstützen wir bei der Einrichtung. Eine eigene psychodat-Cloud wird derzeit nicht angeboten, ein gehostetes Nutzungsszenario kann jedoch kundenseitig hergestellt werden.

6. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy/Tablet)? Gibt es dafür eine gesonderte App? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Die ergänzende App psychodat flow befindet sich in Entwicklung und ist voraussichtlich für das 1. Quartal 2027 vorgesehen. Die App soll mit der lokalen psychodat-Installation synchronisiert werden und ausgewählte Funktionen des Tagesgeschäfts mobil ergänzen. Geplant sind insbesondere die direkte Dokumentation, digital durch Patient:innen ausfüllbare Anamnesebögen, digitale Unterschriften, Kalenderorganisation und Leistungserfassung. Bis zur Bereitstellung der App liegt der Schwerpunkt auf der Windows-Anwendung und den vorhandenen angebundenen Diensten.

7. Was ist bei der Nutzung mehrerer Geräte gleichzeitig zu beachten?
   • Welche Probleme/Einschränkungen können hier auftreten (doppelte Terminvergaben…?) und wie werden sie verhindert?

psychodat unterstützt den Einsatz in Mehrplatz- und Mehrbenutzerumgebungen. Alle berechtigten Arbeitsplätze greifen auf den gemeinsamen Datenbestand zu. Die zentrale Termin-, Patienten- und Ressourcenverwaltung verhindert getrennte Datenstände und reduziert dadurch das Risiko doppelter Erfassungen oder Raumbelegungen. Für größere Installationen können SQL-Server- oder Terminalserver-Szenarien eingerichtet und durch ergosoft begleitet werden.

8. Welche technische Ausrüstung wird vorausgesetzt, damit die Software läuft?
   • Bestimmte Geräte/Hersteller?
   • Bestimmte Betriebssysteme?
   • Bestimmte Web-Browser?

Vorausgesetzt wird eine aktuelle Windows-Version, derzeit wird Windows 11 empfohlen. psychodat stellt keine hohen Anforderungen an die Hardware und ist in der Regel auf üblichen Windows-11-Systemen lauffähig. Auch unter Windows 10 ist die Anwendung technisch weiterhin lauffähig; da Windows 10 von Microsoft nicht mehr regulär unterstützt wird, wird dieses Betriebssystem aus Sicherheitsgründen nicht empfohlen. Für Mehrplatz-, SQL-Server- oder Terminalserver-Installationen müssen die jeweils benötigte Server- und Netzwerkstruktur kundenseitig bereitgestellt beziehungsweise organisiert werden.

9. Kann auch offline mit der Software gearbeitet werden? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Ja. psychodat ist lokal installiert und kann grundsätzlich auch ohne Internetverbindung genutzt werden. Eine Internetverbindung wird für die Bereitstellung der Quartalsupdates sowie für onlineabhängige Dienste benötigt. Ohne Internetverbindung stehen insbesondere TI-Funktionen und weitere angebundene Online-Dienste nicht zur Verfügung; die lokale Praxisarbeit in psychodat bleibt möglich.

10. Wie ist ihre Software beim Thema Datenschutz & Datensicherheit aufgestellt?
    • Was wird konkret unternommen, um diese sicherzustellen?
    • Ggf.: Was sind hierbei aus Ihrer Sicht besondere Herausforderungen?

Der Zugang zu psychodat ist per Passwort geschützt. Es lassen sich mehrere Benutzerkonten und differenzierte Rechte anlegen. Behandler:innen können so eingeschränkt werden, dass sie nur die ihnen zugewiesenen Patient:innen sehen; zusätzlich lässt sich steuern, welche Benutzergruppen bestimmte Bereiche einsehen oder bearbeiten dürfen. Die Datenbank und die Sicherungsdatei sind verschlüsselt. Privatabrechnungen können verschlüsselt per E-Mail versendet werden; das Passwort wird getrennt über einen zweiten Weg per SMS übermittelt. Ergänzend bietet ergosoft eine gemanagte Hardware-Firewall als Zusatzangebot für die Praxissicherheit an.

11. Wie ist der Umgang mit Updates?
    • Wie regelmäßig kommen Updates?
    • Wie erfährt der Nutzer von den Updates?
    • Kommen noch Funktionserweiterungen/-veränderungen oder lediglich etwaige BugFixes oder Reaktionen auf gesetzliche Änderungen?
    • Was passiert, wenn man die Updates nicht macht?
    • Wie einfach ist es für einen wenig technisch-affinen Anwender, die Updates
      durchzuführen?
    • Wie kann man als Nutzer sicherstellen, dass es sich um ein offizielles Update handelt
      (und nicht um einen potenziellen Betrüger)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Updates anmerken?

psychodat erhält quartalsweise zwei Updates: zunächst ein freiwillig installierbares Beta-Update und anschließend das finale Quartalsupdate. Die Updates enthalten neben Fehlerkorrekturen auch funktionale Weiterentwicklungen und Anpassungen an gesetzliche oder abrechnungsbezogene Änderungen. Die Aktualisierung erfolgt über die integrierte Updatefunktion und ist auch für technisch weniger affine Anwender:innen gut durchführbar. Für den Download und die Installation ist zeitweise eine Internetverbindung erforderlich. Werden Updates dauerhaft nicht installiert, können aktuelle gesetzliche Vorgaben, Zertifizierungsanforderungen, neue Funktionen oder Fehlerkorrekturen fehlen.

12. Welche Möglichkeiten hat man, Backups (Datensicherungen) zu machen?
    • Was genau kann mit den Backups gesichert werden?
    • Wo kann man diese Backups ablegen und in welchem Dateiformat?
    • Wird der Nutzer aktiv erinnert/aufgefordert, Backups zu machen?
    • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Backups zu machen?
    • Wie können die erstellten Backups im Fall der Fälle wiederhergestellt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Backups anmerken?

psychodat enthält eine einfach bedienbare Datensicherungsfunktion. Sicherungen können manuell oder beim Beenden des Programms erstellt werden. Der Speicherort ist frei wählbar; zudem können Erinnerungen und Sicherungsintervalle individuell definiert werden. Die Sicherung wird als eine verschlüsselte Datei erzeugt. Im Fall einer Neuinstallation oder eines Systemwechsels kann diese Datei durch die Anwender:innen einfach wieder eingespielt werden.

13. Welche Schnittstellen gibt es zu anderen Softwares/Apps/Systemen und was wird dadurch ermöglicht?

psychodat bietet Schnittstellen und Anbindungen zu embloom Testsysteme, Hogrefe Testsystem (HTS), Helix, meetone Videosprechstunde, Via HealthTech für KI-gestützte Dokumentation, psychoplan, psychoweb, AMBOS, PAD für die Privatabrechnung, ifap und VOS für Verordnungsdaten sowie WebSMS. Für die Kalendersynchronisation stehen CalDAV sowie Anbindungen an Google Kalender und Apple Kalender zur Verfügung. Die TI-Funktionen werden im Fragebogen gesondert dargestellt.

Themenfeld 2: Praxisverwaltung

14. Bitte schildern Sie, wie das Termin-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Terminplanung/Terminkalender
    • Anwenderfreundlichkeit?
    • Online-Terminbuchung (über Praxis-Website?)?
    • Schnittstellen zu externen Terminbuchungs-Tools oder -Portalen?
    • Benachrichtigung des Patienten (Erinnerung & Bestätigung) – per SMS/Mail?
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihren Terminplanungs-Features anmerken?

psychodat bietet eine zentrale Terminplanung mit Kalender, Warteliste, Gruppen- und Einzelterminen sowie Raum- und standortbezogener Organisation. SMS-Terminerinnerungen unterstützen die Patientenkommunikation. Über CalDAV sowie Google- und Apple-Kalender können Termine mit externen Kalendern synchronisiert werden. Die Raumplanung unterstützt insbesondere größere Praxen und Einrichtungen dabei, Doppelbelegungen zu vermeiden.

15. Bitte schildern Sie, wie das Patienten-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Konkrete Umsetzung der Elektronischen Patientenakte (ePA)?
    • Anwenderfreundlichkeit?
    • Funktionen zur besseren Organisation eines Patientenbesuchs?
    • Digitale Patientenaufnahme?
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihrem Patienten-Management anmerken?

Patient:innen können je nach Arbeitssituation kurz im Kalender erfasst, durch das Einlesen der Gesundheitskarte ergänzt oder vollständig manuell aufgenommen werden. Aufnahme- und Anamnesebögen sind in die Dokumentenverwaltung integriert. Die ePA ist einfach angebunden: Dokumente können zwischen lokaler Patientenakte und ePA-Verzeichnis hoch- und heruntergeladen werden. Bei Bedarf kann die ePA-Zustimmung bereits beim Kartenlesen widerrufen und der Widerruf dokumentiert werden. Mit psychodat flow sollen Aufnahme- und Anamnesebögen voraussichtlich ab dem 1. Quartal 2027 auch über ein Tablet durch Patient:innen ausgefüllt werden können.

16. Bitte schildern Sie, wie das Rezept-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Konkrete Umsetzung des E-Rezepts?
    • Anwenderfreundlichkeit?
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihrem Rezept-Management anmerken?

psychodat unterstützt die Rezept- und eRezept-Erstellung und ist hierfür zertifiziert. Für die Arzneimitteldatenbank wird eine zusätzliche Verordnungssoftware wie ifap oder VOS benötigt. Über die jeweilige Schnittstelle kann die Verordnung anschließend direkt aus psychodat heraus erstellt werden.

17. Bitte schildern Sie, wie das Mitarbeiter-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Zeiterfassung
    • Urlaubsplanung
    • Gehälter/Benefits
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihrem Mitarbeiter-Management anmerken?

psychodat enthält keine klassische Personal- oder Zeiterfassung. Für den Praxis- und Ambulanzbetrieb stehen jedoch differenzierte Benutzerrechte, Behandlerzuordnungen, ein Supervisionsmodul und eine interne Abrechnung für Mitarbeitende zur Verfügung. Interne Abrechnungen können je Behandler:in mit prozentualen Abschlägen je Ziffer oder mit festen Eurobeträgen je Leistungsziffer erstellt werden. In der Ambulanzversion ergänzt eine interne Kommunikation diese Funktionen und kann zur Steuerung einzelner organisatorischer Abläufe genutzt werden.

18. Bitte schildern Sie, wie das Ressourcen-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Verfügbarkeiten & Verwaltung von Räumen, Geräten etc.
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihrem Ressourcen-Management anmerken?

Die Kalender- und Raumplanung ermöglicht die Verwaltung von Räumen und Terminen, auch über verschiedene Standorte hinweg. Die gemeinsame Planung erleichtert die Abstimmung mehrerer Behandler:innen und reduziert Doppelbelegungen. Diese Funktionen sind besonders für Gemeinschaftspraxen, Ambulanzen und Ausbildungsinstitute relevant.

19. Bitte schildern Sie, wie das Dokumenten-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • DMS (Dokumentenmanagement-System)?
    • Vorlagenmanagement
    • Vorgespeicherte Dokumente & deren automatische Aktualisierung (ggf. aufgrund gesetzlicher Änderungen?)
    • Anlage eigener Dokumentenvorlagen/-masken
    • Individualisierung der Vorlagen
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihrem Dokumenten-Management anmerken?

Jede Patientin und jeder Patient verfügt über eine lokale digitale Akte. In psychodat erzeugte Dokumente werden dort automatisch gespeichert; externe Dokumente können importiert werden. Unterstützt werden unter anderem JPEG, BMP, PDF, DOCX, XLSX und CSV. Der integrierte Editor ist mit Microsoft Word und OpenOffice kompatibel. Formulare können inhaltlich und strukturell angepasst werden; auch Bilder, Tabellen und andere Dokumentinhalte lassen sich einfügen. Vorhandene Formulare, einschließlich integrierter KBV-Muster, werden soweit möglich automatisch mit verfügbaren Daten vorbefüllt. Über eine integrierte Platzhalterbibliothek können Praxen eigene, automatisch befüllte Vorlagen erstellen.

20. Bitte schildern Sie, wie das Kommunikations-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Interne Kommunikation innerhalb der Praxis (mit Mitarbeitern)?
    • Patienten-Kommunikation
    • Kommunikation mit anderen Praxen/Ärzten

Die interne Kommunikation ist wie ein lokales Mailpostfach aufgebaut und arbeitet ausschließlich innerhalb des jeweiligen Datenbankzugriffs. Dadurch können auch patientenbezogene Informationen praxisintern ausgetauscht werden, ohne sie über externe E-Mail-Systeme zu versenden. Mit anderen Praxen und medizinischen Stellen erfolgt die Kommunikation über KIM. Die direkte Patientenkommunikation innerhalb von psychodat umfasst SMS-Terminerinnerungen und die Videosprechstunde; über die Videosprechstundenlösung können auch Daten ausgetauscht werden.

Themenfeld 3: Abrechnung

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der GKV-Abrechnung? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

psychodat unterstützt die zertifizierte KV-Abrechnung im KVDT-Verfahren. Leistungen, Diagnosen, Behandlungsscheine und psychotherapiespezifische Anträge werden im laufenden Praxisbetrieb erfasst und für die Quartalsabrechnung zusammengeführt. Eine Prüfung erfolgt bei Eingabe durch die Plausibilitätsprüfung und zusätzlich bei Erstellung der Quartalsabrechnung. Die besondere Stärke liegt in der Spezialisierung auf psychotherapeutische Abläufe und Abrechnungsregeln. So werden Pauschalen und Zuschläge bei der Leistungserfassung vorgeschlagen und können direkt übernommen werden. Ergänzend stehen Zusatzmodule beispielsweise für Selektivverträge und besondere Versorgungs- oder Qualitätssicherungsverfahren zur Verfügung.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der PKV-Abrechnung? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

Privatleistungen können in psychodat erfasst, zu Rechnungen zusammengeführt und verwaltet werden. Zahlungseingänge lassen sich buchen, ausbuchen und stornieren; Zahlungsziele und Mahngebühren können vordefiniert werden. Rechnungen und Mahnungen werden mit wenigen Schritten erstellt und können per E-Mail versendet werden. In psychodat neo ist auch ein verschlüsselter Rechnungsversand möglich. Über die PAD-Schnittstelle können Privatabrechnungsdaten beispielsweise an eine PVS-Abrechnungsstelle übergeben werden.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit Selbstzahlern? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

Selbstzahlerleistungen werden über die Privatabrechnung abgebildet. Leistungen können individuell hinterlegt, zu Rechnungen zusammengestellt und im Zahlungs- und Mahnprozess verfolgt werden. Zahlungseingänge, Stornierungen, Zahlungsziele und Mahngebühren werden übersichtlich verwaltet. Eigene Vorlagen und automatisch befüllte Dokumente unterstützen eine effiziente Rechnungserstellung.

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der BG-Abrechnung? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

BG-Abrechnung ist möglich. Die benötigten BG-Ziffern können individuell in der Privatabrechnung angelegt und anschließend für die Leistungserfassung und Rechnungsstellung verwendet werden.

25. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung von Selektivverträgen? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

Für den KV-Bereich Baden-Württemberg ist das Zusatzmodul Selektivverträge PNP verfügbar. Es deckt die Verträge mit AOK Baden-Württemberg, Bosch BKK, BKK VAG und GWQ ab. Das Modul ist vollständig in psychodat integriert und ergänzt bei der Abrechnung automatisch die notwendigen zusätzlichen KV-Scheine und Pseudoziffern für die Übermittlung der Fälle an die Kassenärztliche Vereinigung.

26. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung über (externe) Abrechnungsstellen/Abrechnungsservices? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

Für die reguläre KV-Abrechnung steht das zertifizierte KVDT-Verfahren zur Verfügung. Privatleistungen können über die PAD-Schnittstelle beispielsweise an den Abrechnungsservice einer PVS übergeben werden. Darüber hinaus bietet ergosoft einen eigenen AMBO-Abrechnungsservice für Hochschulambulanzen nach § 117 SGB V und Psychiatrische Institutsambulanzen nach § 118 SGB V an. ergosoft übernimmt dabei den technischen Abrechnungsablauf, prüft und erstellt den AMBO-Datensatz, übermittelt ihn an die Kostenträger und unterstützt beim Fehlermanagement. Auf Wunsch werden auch vorbereitende Schritte wie Zertifikatsbeantragung und Anmeldung bei den Kostenträgern begleitet. Der Service ist unabhängig von der eingesetzten KBV-zugelassenen Praxis- oder Ambulanzsoftware; dafür wird ein individuelles Angebot erstellt.

Themenfeld 4: Therapie

27. Inwiefern kann die Befundung durch die Software unterstützt werden?
    • Geleitete Anamnese & Befundung?
    • Interaktivität?
    • Sonstiges…?

Die Befundung wird durch digitale Testverfahren über das Zusatzmodul embloom sowie durch die Schnittstelle zum Hogrefe Testsystem unterstützt. Der ICD-10-Katalog ist einschließlich Suchfunktion integriert. Aufnahme- und Anamnesebögen können in der Dokumentenverwaltung geführt werden. Mit psychodat flow sollen Patient:innen solche Bögen voraussichtlich ab dem 1. Quartal 2027 auch direkt in der Praxis auf einem mobilen Gerät ausfüllen können.

28. Inwiefern unterstützt die Software bei der Erstellung der Behandlungs-Dokumentation?
    • Wie wird dem Anwender die Doku vereinfacht?
    • Fortschritt-Notizen / Fortschrittsverfolgung?
    • Sonstiges…?

psychodat stellt eine patientenbezogene Verlaufsdokumentation innerhalb der lokalen Akte bereit. Dokumente, Berichte, Anträge, Testergebnisse und importierte Dateien werden zentral zum jeweiligen Patientenfall gespeichert. Vorlagen, Platzhalter und Vorbefüllung reduzieren wiederkehrende Eingaben. Optional kann die Dokumentation in Kooperation mit Via HealthTech KI-gestützt per Spracherkennung, Transkript und Zusammenfassung erstellt und direkt in der Patientenakte abgelegt werden.

29. Bietet die Software die Möglichkeit für ein Patienten-Portal? Wenn ja, wie kann man als Patient darauf zugreifen & welche Funktionalitäten werden dort geboten?

Nein. psychodat bietet derzeit kein eigenständiges Patientenportal. Patientenbezogene Online-Funktionen werden über angebundene Lösungen wie Videosprechstunde, Online-Testverfahren und Tagebücher bereitgestellt.

30. Bietet die Software die Möglichkeit von Videosprechstunden? Wenn ja, führen Sie gerne Näheres dazu hier aus.

Ja. Über die angebundene Videosprechstundenlösung meetone können Einzel- und Gruppensitzungen durchgeführt werden. Innerhalb der Videosprechstunde ist auch ein Datenaustausch möglich. Die Videosprechstunde wird als optionales Zusatzangebot bereitgestellt.

31. Welche weiteren Therapie-unterstützenden Funktionen bietet ihre Software?
    • Diktierfunktion?
    • Impf-Management-Modul?
    • … weitere fachspezifische Funktionen?

Zu den fachspezifischen Funktionen gehören die Gruppenverwaltung für Gruppentherapie, das Supervisionsmodul, Antrags- und Berichtsassistenten, Verlaufsdokumentation, Online-Testverfahren und digitale Tagebücher. Über Via HealthTech ist optional eine KI-gestützte Dokumentation mit Spracherkennung, Transkript und Zusammenfassung direkt für die Patientenakte möglich. Diktate können außerdem mit Windows-Funktionen oder zusätzlicher Diktiersoftware wie Dragon erstellt werden. Die Kombination aus Testsystemen, Dokumentation, Antragswesen und Ambulanzfunktionen ist speziell auf psychotherapeutische Arbeitsabläufe ausgerichtet.

Themenfeld 5: Finanzen

32. Inwiefern werden über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet?
    • Bareinnahmen und -ausgaben
    • Kassenbuch?
    • EC-Zahlungen / Kreditkarte?
    • Integration eines Kartenlesers?
    • Verknüpfung zwischen Software & Bankkonto?
    • Automatische Zuordnung bei Zahlungseingängen per Überweisung / Kartenzahlung?
    • Sonstige Zahlungen / Zahlungsmöglichkeiten?

In der Privatabrechnung können Zahlungseingänge gebucht, ausgebucht und storniert werden. Zahlungsziele und Mahngebühren lassen sich vordefinieren, sodass offene Forderungen übersichtlich verfolgt und Mahnungen einfach erstellt werden können. Rechnungen und Mahnungen können mit einem Klick erzeugt und per E-Mail versendet werden; in psychodat neo ist auch ein verschlüsselter Versand möglich. Eine direkte Verknüpfung mit Bankkonten ist derzeit nicht verfügbar, für die Zukunft jedoch vorgesehen.

33. Inwiefern ist die Lohnbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Lohnbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Lohnbuchhaltung?
    • Was möchten Sie zum Thema Lohnbuchhaltung noch hinzufügen?

Eine Lohnbuchhaltung ist nicht Bestandteil von psychodat. Für Praxen und Einrichtungen können jedoch interne Abrechnungen je Behandler:in erstellt werden. Dabei sind prozentuale Abschläge je Leistungsziffer oder feste Eurobeträge je Ziffer möglich. Diese Funktion dient der internen Behandlerabrechnung, ersetzt jedoch keine Lohnbuchhaltung.

34. Inwiefern ist die Finanzbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Finanzbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Finanzbuchhaltung?
    • Daten-Export an Steuerberater?
    • Was möchten Sie zum Thema Finanzbuchhaltung noch hinzufügen?

Eine vollständige Finanzbuchhaltung und direkte Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungsprogrammen sind nicht Bestandteil von psychodat. Umsätze und interne Abrechnungen können jedoch als CSV-Datei exportiert und anschließend in anderen Systemen oder für die Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Buchhaltung weiterverarbeitet werden.

35. Welche weiteren Statistiken / Berichte können im Sinne eines Praxis-Controlling ausgewertet werden?

Das Statistikmodul gliedert sich in vordefinierte Auswertungen und flexible Recherchen. Es unterstützt unter anderem die Auswertung von Leistungen, Umsätzen, Patientendaten und Abrechnungsinformationen. Über Recherchefunktionen können Datenbestände nach individuellen Kriterien gefiltert und für organisatorische oder betriebswirtschaftliche Fragestellungen ausgewertet werden. Der konkrete Umfang richtet sich nach der eingesetzten Ausbaustufe und den verfügbaren Daten.

Themenfeld 6: Kundenservice und Support

36. Mit welchem Kundenservice/Support können Anwender rechnen?
    • Ist der Kundenservice bzw. alle Supportleistungen im Preis enthalten oder entfallene zusätzliche Kosten?
    • Gibt es E-Mail-Support?
    • Live-Chat?
    • Call-Center/telefonischer Support?
    • Durchschnittliche Wartezeiten?
    • Fernwartung? (direktes Aufschalten des Supports auf den Anwender-Bildschirm, um Probleme zu lösen)
    • Sind es eigene Leute (Inhouse Support) oder externe Dienstleister?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche?
    • Sonstiges…?

Der Kundenservice steht allen Kund:innen ohne festes Supportkontingent zur Verfügung. Support wird telefonisch, per E-Mail und über die Feedbackfunktion in psychodat angeboten. Bei Bedarf ist eine Remote-Unterstützung per Fernwartung möglich; zusätzlicher Abrechnungssupport kann über feste Termine gebucht werden. Der Support wird ausschließlich durch eigene Mitarbeitende erbracht. Einzelne Teammitglieder haben technische oder anwendungsbezogene Schwerpunkte, sind jedoch grundsätzlich mit den zentralen Themen vertraut. Die Supportzeiten sind montags bis freitags von 8:00 bis 18:00 Uhr. Ziel ist eine schnelle Reaktion, bei frühzeitig innerhalb der Supportzeiten eingehenden Anfragen möglichst noch am selben Tag. Ergänzend stehen FAQ auf der Website, interne Anleitungen in psychodat und aktuelle Hinweise zu Schwerpunkt- oder Akutthemen im Dashboard zur Verfügung. Praxisstarter:innen können ein kostenfreies Basics-Webinar über die Website buchen; individuelle Unterstützung wird bei Bedarf ohne zusätzliches Supportlimit angeboten.

Themenfeld 7: Konditionen

37. Wie ist die Preisgestaltung der Software? – Bitte hier so konkret wie möglich sein.

Die Preisgestaltung ist modular und richtet sich nach Praxisart, Praxisgröße und den benötigten Zusatzfunktionen. Für eine Einzelpraxis mit Kassenzulassung beginnt psychodat eco bei 34,34 Euro monatlich inklusive 19 Prozent Mehrwertsteuer. Für eine reine Privatpraxis beginnt psychodat eco privat bei 17,34 Euro monatlich inklusive 19 Prozent Mehrwertsteuer. Weitere Ausbaustufen und Zusatzmodule, beispielsweise Videosprechstunde, Testsysteme, QS-Verfahren, Selektivverträge, KIM sowie TI-Gateway oder TI-Modul, können bedarfsgerecht ergänzt werden. Für Ambulanzen, Ausbildungsinstitute, größere Nutzerzahlen, Sonderfunktionen und den AMBO-Abrechnungsservice wird in Absprache ein individuelles Angebot erstellt. Über den Online-Konfigurator unter https://ergosoft.info/produkte/psychodat/psychodat-bestellen/ kann das gewünschte Paket Schritt für Schritt unkompliziert und anonym zusammengestellt werden. Interessierte müssen vorab keine umfangreichen persönlichen oder praxisbezogenen Daten angeben und erhalten eine transparente Übersicht über einmalige und monatliche Kosten als Angebot.

38. Wie sind die Vertragslaufzeiten & Kündigungsfristen?

Die Mindestvertragslaufzeit für psychodat beträgt 12 Monate. Anschließend kann die Software quartalsweise gekündigt werden; die Kündigung muss spätestens vier Wochen vor Beginn des neuen Quartals erfolgen. Ohne Kündigung verlängert sich der Vertrag jeweils um ein Quartal. Für das TI-Gateway ohne Hardware-Firewall gilt ebenfalls eine Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, für das TI-Gateway inklusive Hardware-Firewall 36 Monate. Danach gelten ebenfalls quartalsweise Verlängerung und Kündigung mit vier Wochen Frist vor dem neuen Quartal. Einzelne Module können quartalsweise gekündigt, hoch- oder heruntergestuft werden; auch Up- und Downgrades innerhalb der psychodat-Ausbaustufen sind quartalsweise möglich. Bei ruhender Praxistätigkeit kann in Absprache die Rechnungsstellung pausiert werden. Bei Praxisaufgabe sind individuelle Vereinbarungen möglich.

Themenfeld 8: Einfachheit des Software-Wechsels

39. Gibt es eine kostenlose Testversion?
    • Welche Einschränkungen gibt es hier ggf.?
    • Wie lange kann man testen?

Anstelle einer klassischen Testversion bevorzugen wir eine persönliche Online-Demo, die unter https://www.ergosoft.info/onlinedemo gebucht werden kann. Dadurch können wir die für die jeweilige Praxis relevanten Funktionen gezielt und in einer vorbereiteten Testumgebung zeigen. Auch Funktionen, die in einer herkömmlichen Demoversion ohne TI-Anbindung oder passende Praxisdaten nicht sinnvoll demonstriert werden könnten, lassen sich so erläutern. Besteht danach weiterer Testbedarf, stellen wir auf Wunsch eine zeitlich begrenzte Vollversion zu Evaluierungszwecken bereit.

40. Inwiefern kann man aus der bislang verwendeten (Konkurrenz-)Software auf eine einfache Weise Daten übernehmen / importieren?

ergosoft kann Daten automatisiert aus unverschlüsselten KV-Abrechnungsdateien der bisher eingesetzten Software übernehmen. Da das KV-Abrechnungsformat anbieterübergreifend standardisiert ist, kann daraus eine psychodat-Datenbank mit den in der Vergangenheit abgerechneten Patient:innen erzeugt werden. Übernommen werden Kartendaten, Behandlungsscheine, Diagnosen, Anträge und Leistungen. Dokumentationen und andere softwarespezifische Inhalte sind von diesem Verfahren ausgenommen. Eine Übernahme ist maximal rückwirkend bis zum 3. Quartal 2017 möglich; bis zu vier Jahre rückwirkend ist sie auf dieser Grundlage kostenfrei. Die Praxis stellt die unverschlüsselten Dateien bereit, ergosoft übernimmt Konvertierung und gemeinsame Sichtung der Daten. Das Verfahren ist grundsätzlich für alle Anbieter möglich, deren Software für die KV-Abrechnung zertifiziert ist und die unverschlüsselten Abrechnungsdaten speichert oder erneut erzeugen kann.

41. Gibt es einen „Wechsel-Service“ o.Ä., sodass den Praxen die Arbeit, die mit der Umstellung der Software verbunden ist, abgenommen wird und der Software-Wechsel somit vereinfacht wird?

Ja. ergosoft begleitet den Wechsel von der Vorbereitung bis zum laufenden Einsatz. Dazu gehören die Konvertierung und gemeinsame Sichtung der KV-Abrechnungsdaten, Unterstützung bei Installation und Einrichtung, Hilfe bei der Anpassung von Formularen und Vorlagen sowie die Begleitung bei technischen und organisatorischen Fragen. Praxisstarter:innen und Umsteiger:innen können das kostenfreie Basics-Webinar nutzen; darüber hinaus steht der Kundenservice telefonisch, per E-Mail, Feedbackfunktion und Fernwartung zur Verfügung. Auch nach der Datenübernahme bleibt das Supportteam ansprechbar und unterstützt bei Fragen, die im weiteren Praxisbetrieb auftreten.

Themenfeld 9: Weitere Infos

42. Thema Telematik-Infrastruktur: Welche TI-Anwendungen sind in Ihrer Software integriert? (Hier müssen Sie die Anwendungen nur nennen, nicht weiter beschreiben)

In psychodat sind die für den beschriebenen Einsatz bestätigten TI-Anwendungen und Funktionen wie beispielsweise KIM, elektronische Patientenakte (ePA), eRezept und das Versichertenstammdatenmanagement beim Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte integriert. Es sind und werden auch zukünftig alle von der Gematik vorgegebenen TI-Funktionen vorhanden sein oder ergänzt und aktualisiert werden. Die technische Anbindung kann über das von ergosoft angebotene TI-Gateway oder über einen anderen TI-Anbieter in Verbindung mit dem psychodat TI-Modul erfolgen.

43. Können sensible Bereiche / Funktionen der Software (z.B. betriebswirtschaftliche Inhalte) für bestimmte Mitarbeiter/Angestellte deaktiviert werden, sodass sie von diesen nicht eingesehen werden können?

Ja. psychodat bietet eine differenzierte Benutzer- und Rechteverwaltung. Es kann festgelegt werden, welche Benutzergruppen bestimmte Bereiche sehen oder bearbeiten dürfen. Behandler:innen können auf die ihnen zugewiesenen Patient:innen beschränkt werden. Dadurch lassen sich sensible medizinische, organisatorische oder wirtschaftliche Informationen gezielt schützen und Zuständigkeiten passend zur Praxisorganisation abbilden.

44. Kann die Software für einzelne Kunden individualisiert werden (Customizing-Option)?

Ja. psychodat bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Anpassung an die jeweilige Praxis oder Einrichtung. Dokumentvorlagen und Formulare können mit dem integrierten Editor, Microsoft Word oder OpenOffice bearbeitet, erweitert oder neu erstellt werden. Über die Platzhalterbibliothek lassen sich eigene Vorlagen automatisch mit Patienten-, Leistungs- und Abrechnungsdaten befüllen. Benutzerrechte, Behandlerzuordnungen und organisatorische Abläufe können individuell konfiguriert werden. Eigene Leistungsziffern, beispielsweise für besondere oder BG-bezogene Abrechnungen, sowie individuelle Berechnungsmodelle der internen Behandlerabrechnung können hinterlegt werden. Damit eignet sich psychodat sowohl für Einzelpraxen als auch für Ambulanzen, Ausbildungsinstitute und größere Einrichtungen mit besonderen Prozessen.