tomedo.air als Praxissoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit tomedo.air

Wir haben die zollsoft GmbH über ihre Praxissoftware ausgefragt.

Die Antworten der zollsoft GmbH sind in grün markiert.

Kurz-Vorstellung

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Praxissoftware in 3 Sätzen.

tomedo.air ist die leichte, intuitive Praxissoftware, die plattformunabhängig läuft und in der Private Cloud betrieben werden kann. Aufbauend auf 15 Jahre Praxissoftware-Erfahrungen sowie eine Entwicklung nah an den Nutzer:innen bietet tomedo.air alles, was für einen reibungslosen Praxisalltag benötigt wird. tomedo.air sorgt dafür, dass Prozesse so digital und automatisiert wie möglich ablaufen und alle in der Praxis mehr Zeit am Patienten verbringen können.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt? Oder anders gefragt: Für wen ist Ihre Software genau die richtige Lösung?

tomedo.air ist für genau die Praxen, die einfach und leicht arbeiten wollen, ohne sich mit administrativen Tätigkeiten aufhalten zu müssen oder von der Technik eingeschränkt zu werden. Sie haben erst vor kurzem in neue Hardware investiert und suchen eine Software, die dazu passt? Dann ist tomedo.air die richtige Wahl für Sie.

3. Hand auf´s Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen? Oder anders gefragt: Für wen ist Ihre Software möglicherweise nicht die richtige Lösung?

Aktuell befinden sich manche fachrichtungsspezifischen Funktionen noch in der Entwicklung, daher ist tomedo.air noch nicht geeignet für: Psychotherpeut:innen, Heilmittelerbringer:innen, Radiolog:innen.

4. Zielgruppen: An welche ärztlichen Fachrichtungen richtet sich Ihre Software?

An alle außer Psychotherpeut:innen, Heilmittelerbringer:innen, Radiolog:innen.

Themenfeld 1: Technik

5. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software? Oder gibt es beide Varianten? Falls es beide Varianten gibt, bitte auch auf die Unterschiede eingehen (entweder direkt in dieser Antwort oder immer an den Stellen im Fragebogen, wo unterschiedliche Antworten erforderlich wären).

Die Software funktioniert wie eine Web-App, wird aber für die bessere Geräteanbindung lokal installiert und bietet zusätzlich die Möglichkeit, in der Private Cloud betrieben zu werden.

6. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy/Tablet)? Gibt es dafür eine gesonderte App? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Noch nicht, aktuell in Arbeit.

7. Was ist bei der Nutzung mehrerer Geräte gleichzeitig zu beachten?
   • Welche Probleme/Einschränkungen können hier auftreten (doppelte Terminvergaben…?) und wie werden sie verhindert?

tomedo.air kann parallel ohne Einschränkungen von mehreren Geräten und Personen genutzt werden. Die Daten werden jeweils live übertragen und an allen Arbeitsplätzen angezeigt.

8. Welche technische Ausrüstung wird vorausgesetzt, damit die Software läuft?
   • Bestimmte Geräte/Hersteller?
   • Bestimmte Betriebssysteme?
   • Bestimmte Web-Browser?

tomedo.air Clients sind aktuell auf Windows und Mac verfügbar, der tomedo.air Server kann auf Windows, Mac oder Linux betrieben werden. Darüber hinaus kann tomedo.air auch in der Private Cloud betrieben werden.

9. Kann auch offline mit der Software gearbeitet werden? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Nein, es ist eine Netzwerkverbindung zum tomedo.air-Server nötig und einige wichtige Dienste wie TI-Anbindung und KI-Funktionen benötigen eine Internetverbindung.

10. Wie ist ihre Software beim Thema Datenschutz & Datensicherheit aufgestellt?
    • Was wird konkret unternommen, um diese sicherzustellen?
    • Ggf.: Was sind hierbei aus Ihrer Sicht besondere Herausforderungen?

tomedo.air ist DSGVO konform. On-Premise läuft die Kommunikation verschlüsselt im Praxisnetz inkl. verschlüsselter Datenbank. Wenn tomedo.air in der Private Cloud genutzt wird, gibt es separate Instanzen pro Mandant, eigene VPN, eine verschlüsselte Kommunikation und Datenbank. Die Private Cloud wird in zertifizierten deutschen Rechenzentren betrieben.

Interaktionen mit dem System lassen sich nachträglich nachvollziehen.

11. Wie ist der Umgang mit Updates?
    • Wie regelmäßig kommen Updates?
    • Wie erfährt der Nutzer von den Updates?
    • Kommen noch Funktionserweiterungen/-veränderungen oder lediglich etwaige Bug-Fixes oder Reaktionen auf gesetzliche Änderungen?
    • Was passiert, wenn man die Updates nicht macht?
    • Wie einfach ist es für einen wenig technisch-affinen Anwender, die Updates durchzuführen?
    • Wie kann man als Nutzer sicherstellen, dass es sich um ein offizielles Update handelt (und nicht um einen potenziellen Betrüger)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Updates anmerken?

Aktuell kommen alle 3 Wochen Updates mit neuen Funktionen und Bug-Fixes. Die User werden per E-Mail über Updates informiert. Updates können automatisch oder manuell von der Praxis selbst eingespielt werden. Wenn Updates nicht durchgeführt werden, kann man trotzdem weiterarbeiten, hat aber nicht die neuesten Funktionen.

12. Welche Möglichkeiten hat man, Backups (Datensicherungen) zu machen?
    • Was genau kann mit den Backups gesichert werden?
    • Wo kann man diese Backups ablegen und in welchem Dateiformat?
    • Wird der Nutzer aktiv erinnert/aufgefordert, Backups zu machen?
    • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Backups zu machen?
    • Wie können die erstellten Backups im Fall der Fälle wiederhergestellt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Backups anmerken?

On Premise: Raid Backup, Cloud Backup

Private Cloud: Cloud Backup

13. Welche Schnittstellen gibt es zu anderen Softwares/Apps/Systemen und was wird dadurch ermöglicht?

tomedo.air ist vollständig an die Telematikinfrastruktur angebunden. Außerdem sind datenschutzkonforme KI-Systeme angebunden.

Themenfeld 2: Praxisverwaltung

14. Bitte schildern Sie, wie das Termin-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Terminplanung/Terminkalender
    • Anwenderfreundlichkeit?
    • Online-Terminbuchung (über Praxis-Website?)?
    • Schnittstellen zu externen Terminbuchungs-Tools oder -Portalen?
    • Benachrichtigung des Patienten (Erinnerung & Bestätigung) – per SMS/Mail?
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihren Terminplanungs-Features anmerken?

tomedo.air bringt einen eigenen Kalender mit, inklusive Terminsuchen, Onlineterminkalender und Ressourcenplanung.

15. Bitte schildern Sie, wie das Patienten-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Konkrete Umsetzung der Elektronischen Patientenakte (ePA)?
    • Anwenderfreundlichkeit?
    • Funktionen zur besseren Organisation eines Patientenbesuchs?
    • Digitale Patientenaufnahme?
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihrem Patienten-Management anmerken?

tomedo.air bietet die digitale Patientenaufnahme, einen im PVS integrierten Kalender sowie einen Onlinekalender. Über die Tagesliste in tomedo.air werden die Patienten in der Praxis als Besuche abgebildet und lassen sich über Arbeitsschritte in den einzelnen Räumen nachverfolgen. Darüber hinaus gibt es Aufgaben und Patientenlisten, die individuell eingestellt und abgearbeitet werden können. Anhand von Statistiken lassen sich verschiedenste Daten auswerten. Außerdem bietet tomedo.air automatisiert ablaufende Behandlungspfade, welche den manuellen Aufwand enorm verringern.

16. Bitte schildern Sie, wie das Rezept-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Konkrete Umsetzung des E-Rezepts?
    • Anwenderfreundlichkeit?
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihrem Rezept-Management anmerken?

Das Rezeptmanagement ist in tomedo.air komplett digital abgebildet. Wenn Arzt, Ärztin oder MFA ein ausstellen, kann dieses elektronisch signiert und auf die Gesundheitskarte gesendet oder gedruckt werden.

17. Bitte schildern Sie, wie das Mitarbeiter-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Zeiterfassung
    • Urlaubsplanung
    • Gehälter/Benefits
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihrem Mitarbeiter-Management anmerken?

Aktuell noch nicht vorhanden.

18. Bitte schildern Sie, wie das Ressourcen-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Verfügbarkeiten & Verwaltung von Räumen, Geräten etc.
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihrem Ressourcen-Management anmerken?

Ressourcen (Geräte, Räume, Personal) können als Kalender oder Verfügbarkeiten in Kalendern abgebildet werden. Terminarten und Terminsuchen berücksichtigen die Verfügbarkeiten von Ressourcen.

19. Bitte schildern Sie, wie das Dokumenten-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • DMS (Dokumentenmanagement-System)?
    • Vorlagenmanagement
    • vorgespeicherte Dokumente & deren automatische Aktualisierung (ggf. aufgrund gesetzlicher Änderungen?)
    • Anlage eigener Dokumentenvorlagen/-masken
    • Individualisierung der Vorlagen
    • Was möchten Sie sonst noch zu Ihrem Dokumenten-Management anmerken?

tomedo.air bringt verschiedene Vorlagen für Dokumente und Formulare mit. Außerdem lassen sich vorbefüllte Favoriten erstellen. Die Dokumente lassen sich automatisiert mit den Daten aus der Kartei befüllen. Auch eigene Formulare und Dokumentenvorlagen können erstellt und genutzt werden.

20. Bitte schildern Sie, wie das Kommunikations-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Interne Kommunikation innerhalb der Praxis (mit Mitarbeitern)?
    • Patienten-Kommunikation
    • Kommunikation mit anderen Praxen/Ärzten

Für die interne Praxiskommunikation gibt es in tomedo.air eine Chatfunktion. Eine Patientenapp, die auch zur Kommunikation mit Patienten dienen wird, ist noch in Planung und wird demnächst umgesetzt. Auch der TIM Messenger kommt erst in naher Zukunft.

Themenfeld 3: Abrechnung

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der GKV-Abrechnung? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

Die GKV-Abrechnung in tomedo.air beinhaltet:

• • • EBM-Leistungen und Diagnosen
    • Diagnosenübernahme zwischen Quartalen
    • KV-Abrechnung, auch 1-Click
    • Live-Übersicht aller Ziffern- und Kodierregelfehler
    • eHKS, geplant: DMP

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der PKV-Abrechnung? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

Die PKV-Abrechnung in tomedo.air beinhaltet:

• • • GOÄ-Leistungen, samt Analogziffern und Zuschlägen (z. B. Ziffer 5298), Sachkosten und Diagnosen
    • Rechnungsstellung, samt Storno und Mahnungen
    • in Arbeit: PADneXt-Export für PVS, CSV-Export der Rechnungen
    • Rechnungskreise, mit separatem Präfix und Rechnungsnummern und Möglichkeit für unterschiedliche Kontodaten
    • Übersicht der offenen Behandlungsfälle, die noch abgerechnet werden müssen, um keine zu vergessen.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit Selbstzahlern? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

Geplant: arzt-direkt.Pay für Zahlungen von IGeL- und Privatrechnungen online und vor Ort mit Karte.

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der BG-Abrechnung? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

Die BG-Abrechnung in tomedo.air beinhaltet:

• • • BG-Formulare ausstellen
    • in Arbeit: UV-GOÄ-Leistungen und Rechnungsstellung
    • geplant: Durchgangs-Arzt

25. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung von Selektivverträgen? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

Wir arbeiten daran, Selektivverträge wie die Hausarzt-zentrierte Versorgung (HzV) zu integrieren.

26. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung über (externe) Abrechnungsstellen/Abrechnungsservices? Welche Möglichkeiten gibt es hierbei und wie sind diese konkret implementiert? Wie hebt sich dies Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller ab?

In Arbeit: PADneXt-Export für Privatärztliche Verrechnungsstellen.

Themenfeld 4: Therapie

27. Inwiefern kann die Befundung durch die Software unterstützt werden?
    • Geleitete Anamnese & Befundung?
    • Interaktivität?
    • Sonstiges…?

Die Befundung wird in tomedo.air durch eine geleitete Anamnese und praktische Textbausteine unterstützt. Der Patientenworkflow in der Praxis wird durch festgelegte, aufeinanderfolgende Arbeitsschritte gesteuert. So sehen MFA und Arzt oder Ärztin jederzeit, welche Aufgaben noch offen sind und wo sich der Patient gerade befindet. Geplant ist außerdem eine automatisierte Nutzerführung durch den kompletten Behandlungspfad eines Patienten.

28. Inwiefern unterstützt die Software bei der Erstellung der Behandlungs-Dokumentation?
    • Wie wird dem Anwender die Doku vereinfacht?
    • Fortschritt-Notizen / Fortschrittsverfolgung?
    • Sonstiges…?

Die Behandlungsdokumentation wird durch individuell anlegbare sowie bereits verfügbare Textbausteine unterstützt. Außerdem lässt sich mit Hilfe des KI-Kartei-Chats die Dokumentation schnell und einfach durchsuchen. Aktuell in Arbeit ist außerdem ein KI-Sprechstundenassistent, der das Arzt-Patientengespräch aufnimmt und automatisch dokumentiert.

29. Bietet die Software die Möglichkeit für ein Patienten-Portal? Wenn ja, wie kann man als Patient darauf zugreifen & welche Funktionalitäten werden dort geboten?

Eine Patientenapp ist geplant.

30. Bietet die Software die Möglichkeit von Videosprechstunden? Wenn ja, führen Sie gerne Näheres dazu hier aus.

Die Möglichkeit zur Durchführung von Videosprechstunden ist geplant.

31. Welche weiteren Therapie-unterstützenden Funktionen bietet ihre Software?
    • Diktierfunktion?
    • Impf-Management-Modul?
    • … weitere fachspezifische Funktionen?

Es gibt eine Anbindung an die Impfsoftware ImpfDocNE. Weitere unterstützende Funktionen und Schnittstellen sind geplant.

Themenfeld 5: Finanzen

32. Inwiefern werden über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet?
    • Bareinnahmen und -ausgaben
      • Kassenbuch?
    • EC-Zahlungen / Kreditkarte?
      • Integration eines Kartenlesers?
    • Verknüpfung zwischen Software & Bankkonto?
      • Automatische Zuordnung bei Zahlungseingängen per Überweisung / Kartenzahlung?
    • Sonstige Zahlungen / Zahlungsmöglichkeiten?

Ein Kassenbuch sowie Anbindung von EC-Kartenlesern für direkte Bezahlung sind geplant. Ebenso ist geplant, bei der Zuordnung von Zahlungseingänge des Bankkontos zu den Rechnungen zu unterstützen.

33. Inwiefern ist die Lohnbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Lohnbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Lohnbuchhaltung?
    • Was möchten Sie zum Thema Lohnbuchhaltung noch hinzufügen?

Aktuell noch nicht vorhanden.

34. Inwiefern ist die Finanzbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Finanzbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Finanzbuchhaltung?
    • Daten-Export an Steuerberater?
    • Was möchten Sie zum Thema Finanzbuchhaltung noch hinzufügen?

Es steht ein Export der Rechnungs-PDFs samt strukturiertem CSV mit den Rechnungsdaten für die Steuerberatung zur Verfügung und es ist als Schnittstelle DATEV Unternehmen online geplant.

35. Welche weiteren Statistiken / Berichte können im Sinne eines Praxis-Controlling ausgewertet werden?

Aktuell sind Abrechnungs-Dashboards geplant, mit z.B. Einnahmen, Ausgaben, pro Rechnungskreis, Behandler. Außerdem sind benutzerdefinierte Statistiken zur Abfrage aller gewünschten Daten aus der Datenbasis geplant, z. B. “wie viele Patienten haben diese Leistung erhalten?”

Themenfeld 6: Kundenservice und Support

36. Mit welchem Kundenservice/Support können Anwender rechnen?
    • Ist der Kundenservice bzw. alle Supportleistungen im Preis enthalten oder entfallene zusätzliche Kosten?
    • Gibt es E-Mail-Support?
    • Live-Chat?
    • Call-Center/telefonischer Support?
    • Durchschnittliche Wartezeiten?
    • Fernwartung? (direktes Aufschalten des Supports auf den Anwender-Bildschirm, um Probleme zu lösen)
    • Sind es eigene Leute (Inhouse Support) oder externe Dienstleister?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche?
    • Sonstiges…?

Der tomedo.air-Support überzeugt durch Qualität und Benutzerfreundlichkeit. Über das Kundenportal steht ein kompetenter Inhouse-Support zur Verfügung. Darüber hinaus bietet tomedo.air ein umfangreiches Online-Handbuch, eine Telefon-Hotline sowie ein aktives Nutzerforum.

Das Support-Team besteht überwiegend aus ehemaligen medizinischen Fachangestellten, die sowohl mit dem Praxisalltag als auch mit der Software bestens vertraut sind.

Themenfeld 7: Konditionen

37. Wie ist die Preisgestaltung der Software? – Bitte hier so konkret wie möglich sein.

Die monatlichen Mietkosten richten sich nach den individuellen Anforderungen jeder Praxis. Nach einer individuellen Bedarfsanalyse durch das Vertriebsteam wird ein passgenaues Angebot erstellt, sodass Leistungen und Kosten exakt auf die Anforderungen der jeweiligen Praxis zugeschnitten sind. Für Einzelpraxen steht ein Startpaket als Einzelplatzlösung zur Verfügung, das eine leistungsfähige und zuverlässige Software für die digitale Praxisverwaltung enthält.

Durch das Mietmodell bleibt die Praxissoftware stets auf dem neuesten Stand – Updates und neue Versionen sind bereits im Preis enthalten.

38. Wie sind die Vertragslaufzeiten & Kündigungsfristen?

Der Mietvertrag ist monatlich kündbar.

Themenfeld 8: Einfachheit des Software-Wechsels

39. Gibt es eine kostenlose Testversion?
    • Welche Einschränkungen gibt es hier ggf.?
    • Wie lange kann man testen?

Aktuell noch nicht, ist geplant.

40. Inwiefern kann man aus der bislang verwendeten (Konkurrenz-)Software auf eine einfache Weise Daten übernehmen / importieren?

tomedo.air erleichtert den Datenimport erheblich: Patientendaten können meistens über speziell entwickelte Konverter-Skripte aus der bisherigen Software exportiert und direkt in das tomedo.air-System übernommen werden. Dadurch entfallen zeitaufwändige manuelle Eingaben, und Altdaten lassen sich problemlos integrieren. Zusätzlich bietet tomedo.air eine kostenlose Test-Datenkonvertierung an, um den Umstieg vorab zu prüfen.

41. Gibt es einen „Wechsel-Service“ o.Ä., sodass den Praxen die Arbeit, die mit der Umstellung der Software verbunden ist, abgenommen wird und der Software-Wechsel somit vereinfacht wird?

Ja, tomedo.air unterstützt den Software-Wechsel umfassend: Techniker stehen sowohl vor Ort als auch per Remote-Verbindung bereit, um die Installation reibungslos durchzuführen. Zudem werden Schulungen angeboten, damit das Praxispersonal die neue Software schnell und effizient nutzen kann.

Themenfeld 9: Weitere Infos

42. Thema Telematik-Infrastruktur: Welche TI-Anwendungen sind in Ihrer Software integriert? (Hier müssen Sie die Anwendungen nur nennen, nicht weiter beschreiben)

In tomedo.air sind folgende TI-Anwendungen verfügbar:

• • • Kommunikation im Medizinwesen (KIM) – inkl. eArztbrief
    • E-Rezept
    • eArztbrief
    • eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung)
    • ePA (elektronische Patientenakte)
    • VSDM (Versichertenstammdatenmanagement)

Die TI-Anwendungen werden kontinuierlich weiterentwickelt und erneuert.

43. Können sensible Bereiche / Funktionen der Software (z.B. betriebswirtschaftliche Inhalte) für bestimmte Mitarbeiter/Angestellte deaktiviert werden, sodass sie von diesen nicht eingesehen werden können?

Ja, mit der Rechteverwaltung lassen sich Benutzerrechte individuell festlegen. So können bestimmten Nutzern gezielt Zugriffsrechte zugewiesen oder – bei Bedarf – einzelne Berechtigungen eingeschränkt werden.

44. Kann die Software für einzelne Kunden individualisiert werden (Customizing-Option)?

Ja, tomedo.air kann je nach Fachrichtung und individuellen Anforderungen angepasst werden.